Поступление основных средств и ввод их в эксплуатацию.
Прежде чем описать отражение поступления и ввода в эксплуатацию основных средств в типовой конфигурации бухгалтерии примем соглашение, что на момент поступления основного средства многие данные о начислении по нему амортизации в дальнейшем могут быть не известны. К таким данным относятся и способ начисления амортизации и счет (и аналитика) на который будут отнесены затраты по начисленной амортизации этого основного средства. Вместе с тем на момент ввода в эксплуатацию эти данные должны быть известны бухгалтеру (хотя могут меняться в процессе эксплуатации основного средства).
Из всех возможных способов поступления основных средств в типовой конфигурации бухгалтерии автоматизировано только приобретение основного средства за плату. Отражение поступление основных средств от поставщика производится документом "Поступление ОС". Форма для выбора основных средств из документа "Поступление ОС" предполагает ввод новых основных средств только в форме списка, причем указываются только инвентарный номер и наименование основного средства.
Ввод в эксплуатацию основного средства отражается документом "Ввод в эксплуатацию ОС". На отдельной закладке этого документа "Сведения об основном средстве" указываются основные данные для начисления амортизации, которые при проведении документа будут записаны в соответствующие реквизиты элемента справочника "Основные средства". Использование этого документа гарантирует, что все важные реквизиты основного средства, в т.ч. периодические, будут заполнены для использования в дальнейшем при начислении амортизации. Периодические реквизиты будут записаны при проведении документа "Ввод в эксплуатацию ОС" на дату этого документа.
Вместе с тем, факты поступления и ввода в эксплуатацию основного средства могут быть отражены ручными проводками или совсем не отражены (при начале учета вводятся только остатки). В этом случае важно помнить, что ввод в эксплуатацию основного средства документом не предполагает обязательного оформления его поступления документом (в самом документе "Ввод в эксплуатацию ОС" перечень источников поступления гораздо шире, чем приобретение за плату). Кроме того, при ведении ручного учета следует обратить особое внимание на заполненность реквизитов основного средства, используемых при начислении амортизации, а для периодических реквизитов контролировать дополнительно и историю их изменений.