Как вести субконто “Основания”.
На счетах учета расчетов с контрагентами ведется аналитический учет по каждой организации (субконто вида "Контрагенты"). Однако в соответствии с инструкцией по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий или конкретной хозяйственной ситуацией зачастую возникает необходимость ведения более подробной аналитики по расчетам с контрагентами. В конфигурациях "1С:Предприятия" для этой цели предназначен вид субконто "Основание". Объектами аналитического учета в этом случае являются элементы справочника "Договоры", подчиненного справочнику "Контрагенты".
Ведение справочника "Договоры" зависит только от постановки бухгалтерского учета на предприятии: идеология конфигурации не навязывает здесь каких-либо правил. Бухгалтер должен сам решить, учитывать взаиморасчеты с контрагентом, ведя много договоров, или проводить их по одному договору.
Единственное обстоятельство, которое следует иметь в виду: по каждому договору можно указать срок платежа, который будет учтен при формировании регламентированных отчетов, анализирующих сроки задолженности (Бухгалтерский баланс, Форма № 1: разделение на краткосрочную и долгосрочную задолженность).
Выделяя в расчетах с контрагентом отдельный договор, Вы должны будете провести по нему весь цикл взаиморасчетов: нельзя, например, при вводе накладной указать один договор, а при вводе платежа по этой накладной- другой. Иначе по контрагенту образуется развернутое сальдо: по одному договору дебетовое, а по другому- кредитовое.
Приведем несколько примеров по использованию субконто "Основание"– справочника "Договора". Например, Вы заключаете с покупателем договор: контракт на поставку большой партии товара. Оговариваются сроки и объемы поставок и платежей, штрафные санкции за нарушения условий договора. Как правило, в этом случае во всех товарных и платежных документах указывается: "по договору такому- то". Для отражения операций по этому договору в "1С:Бухгалтерии" целесообразно использовать отдельный элемент справочника "Договоры", указав в его наименовании основные реквизиты "бумажного" договора.
Ваша организация получила долгосрочный кредит в банке. Для его учета заведите отдельный элемент справочника "Договоры" и укажите срок возврата кредита в реквизите "Срок платежа", тогда эта задолженность будет учтена при формировании баланса как долгосрочная.
Если Вы работаете с клиентами в такой последовательности: оформляете счет на оплату, резервируете или даже заказываете у поставщика товар, необходимый клиенту, он оплачивает счет в оговоренный срок, Вы отгружаете товар. Вам необходимо контролировать оплату и отгрузку по каждому счету; в этом случае удобнее всего будет при поступлении оплаты заводить новый элемент справочника "Договоры" и указывать в его наименовании реквизиты оплаченного счета, а при отгрузке товаров- ссылаться на него.
Если же Вы работаете с постоянным клиентом, на одних и тех же условиях, не заключая отдельных соглашений на каждую поставку; если объемы платежей не всегда соответствуют объемам поставок, а возникающие сальдо автоматически зачитываются при последующих операциях, то взаиморасчеты с таким контрагентом целесообразно учитывать, используя один и тот же договор. Назовите его, например, "Основной договор".
И еще один пример. Ваша организация пользуется услугами телефонной станции. Все взаиморасчеты за телефонные разговоры Вы проводите по одному и тому же договору. Но вот телефонная станция решила приобрести у Вашей организации, например, канцтовары. Вы не стали заключать договор о взаимозачете, а выписали счет на оплату. Тогда лучше провести реализацию канцтоваров и их оплату, используя отдельный элемент справочника "Договора".
Рекомендуем Вам выработать политику по использованию субконто "Основание" в ситуациях, которые чаще всего встречаются в вашем учете: при расчетах с постоянными поставщиками, при работе с клиентами в рамках основных видов деятельности Вашей организации.